Die Ordnung ist ein wesentlicher Faktor bei der täglichen Arbeit. Wenn Sie als Arbeitnehmer:in keine Ordnung im Büro halten, werden Sie sehr viel Zeit dafür aufwenden, notwendige Unterlagen oder Arbeitsmaterialien für die Arbeitsaufgaben zuerst einmal zu suchen. Es steht völlig außer Frage, dass eine gute Ordnung im Büro zu einer höheren Effektivität und damit auch zu besseren Arbeitsergebnissen führt.
5 Tipps, wie Sie Ordnung im Büro schaffen
Es gibt viele Menschen, die sich mit der Ordnung im Büro schwertun. Mit einfachen Tipps jedoch kann wirklich jeder Mensch im Büro ohne viel Zeitaufwand Ordnung schaffen und diese Ordnung auch halten. Ordnung ist jedoch nur eine Grundlage für die tägliche effektive Arbeit. Ordnung und Arbeitseffektivität müssen stets auch in Verbindung mit der richtigen Organisation des Arbeitstages.
Tipp Nr. 1: Ablagesysteme einrichten
Der Mittelpunkt eines jeden Büros ist stets der Schreibtisch. An ihm werden die Hauptaufgaben des Tages durchgeführt. Dementsprechend ist auch der aufgeräumte Schreibtisch ein wesentlicher Faktor bei der Ordnung im Büro. Ein unaufgeräumter Schreibtisch wirkt nicht nur optisch wie ein Chaos, ein unaufgeräumter Schreibtisch verursacht in der Regel auch Chaos.
Durch Ablagesysteme kann so mancher Papierstapel geordnet werden. Auf diese Weise wird die Suche nach einem wichtigen Dokument als größter Zeitfresser des Tages vermieden.
Tipp Nr. 2: Nur das Arbeitsmaterial griffbereit haben, welches auch wirklich benötigt wird
Viele Menschen werden das Problem kennen, dass der Schreibtisch nach einer gewissen Zeit schlicht und ergreifend „zugemüllt“ erscheint. Dies liegt in der Regel daran, dass unnötige Dinge auf dem Schreibtisch landen.
Diesem Problem kann sowohl durch ein Ablagesystem als auch durch geordnete Schreibtischschubladen wirksam begegnet werden. Auf diese Weise können auch die Ablenkungen eingedämmt und eine effektive Arbeitsweise gewährleistet werden.
Tipp Nr. 3: Feste Arbeitsrituale einführen
Chaos ist ein Zeitfresser im Büroalltag. Dieses Chaos kann jedoch bereits dadurch entstehen, dass ein Mensch abgehetzt und unter Zeitdruck im Büro erscheint. Wenn dies vermieden werden soll ist es durchaus ratsam, sich jeden Morgen im Büro einen festen Arbeitsablauf anzulegen.
Auf diese Weise lässt sich auch das wichtige Zeitmanagement erheblich besser gestalten, wenn der wiederkehrende Ablauf auch stets gewissenhaft eingehalten wird.
Tipp Nr. 4: Durch richtige Zielsetzung Effektivität schaffen
Die Ordnung im Büro fängt bereits im Kopf der arbeitenden Person an. Mitunter kann es vorkommen, dass eine unglaubliche Vielzahl an Aufgaben auf die arbeitende Person wartet. Es ist jedoch auch ein Fakt, dass der Mensch auch auf der Arbeit nun einmal nur zwei Hände hat. Zwar ist die Motivation, dass alle anfallenden Aufgaben an einem Arbeitstag erledigt werden, durchaus richtig, aber eine Gewichtung der Aufgaben nach Priorität ist ein wesentlicher Faktor für die Ordnung im Büro.
Wer viele Dinge auf einmal erledigen möchte, erhöht damit lediglich das Fehlerpotenzial. Effektiver ist es da schon, die richtigen Zielsetzungen zu formulieren und auf diese Zielsetzungen hinzuarbeiten. Wer einen Schritt nach dem anderen macht hat am Ende des Tages einen längeren Weg zurückgelegt als diejenige Person, die zwei Schritte auf einmal machen möchte.
Tipp Nr. 5: Digitale Infrastruktur nutzen und zentralisieren
In manchen Büros gibt es für verschiedene Aufgabengebiete auch verschiedene Computerprogramme. Dies führt in der Regel jedoch lediglich zu einer unübersichtlichen Gesamtstruktur. Bei einer unübersichtlichen Gesamtstruktur ist die Gefahr jedoch groß, dass gewisse Aufgabengebiete vernachlässigt oder schlicht und ergreifend „vergessen“ werden.
Für die Ordnung im Büro und die Arbeitseffektivität kann es sehr viel sinnvoller sein, zentralisierte Strukturen zu verwenden und die verschiedenen Aufgabengebiete in eine Software wie beispielsweise Outlook oder Excel einzupflegen.
Mit Erinnerungsfunktionen wird dabei gewährleistet, dass keine wichtige Aufgabe „vergessen“ werden kann. Ohnehin ist Papier für die Ordnung im Büro nicht optimal. In einem gut strukturierten Büro gehören Schmierzettel oder Post-its bereits seit längerer Zeit der Vergangenheit an. In einer digitalisierten Infrastruktur lässt sich sehr viel effektiver arbeiten.
Büroorganisation: Nach dem Ordnen kommt das Ordnung halten
Ist die optimale Ordnung im Büro erst einmal geschaffen, so muss diese natürlich auch beibehalten werden. Hierfür gibt es verschiedene Organisationsprinzipien, die sich in nahezu jedem Büro anwenden lassen. Besonders beliebt sind dabei die Prinzipien
– das Eisenhower-Prinzip in Verbindung mit der ABC-Analyse
– die GTD-Methode (Getting things done)
Das Eisenhower-Prinzip beruht darauf, dass alle anfallenden Aufgaben in insgesamt vier Kategorien von „sehr wichtig“ bis „sehr unwichtig“ unterteilt werden. Die Bezeichnung der Kategorien kann dabei individuell gewählt werden, da die Methodik lediglich der Ordnung im Büro und der Arbeitsorganisation der individuellen arbeitenden Person dient.
Hierbei kommt dann auch die sogenannte ABC-Analyse zum Einsatz, welche einen Überblick über die täglich anfallenden Aufgaben und deren Priorität gibt. Entspricht ein Großteil der täglich anfallenden Aufgaben beispielsweise der Kategorie „sehr wichtig“ und nur ein kleiner Teil der Kategorie „sehr unwichtig“, so sollte sich die arbeitende Person mit hoher Priorität zunächst der Kategorie „sehr wichtig“ widmen.
Bei dem Eisenhower-Prinzip ist es enorm wichtig, sich an die Abläufe zu halten. Die Abarbeitung erfolgt streng auf der Grundlage der jeweiligen Kategorien. Ein Umherspringen zwischen den Kategorien führt nur zu einer geringeren Arbeitseffektivität.
Die Getting things done (GTD)-Methode konzentriert sich im Wesentlichen auf die Bearbeitungszeit der jeweiligen Aufgabengebiete. Viele kleinere und simplere Aufgaben können schneller abgearbeitet werden als weniger große Aufgaben, sodass zunächst die kleineren Aufgaben abgearbeitet werden. Die GTD-Methode funktioniert am besten in Verbindung mit einer digitalen Organisationssoftware, in welcher die jeweiligen Aufgaben notiert werden.
Am Ende des Tages: Büroschreibtisch aufräumen
Ein weiterer wichtiger Punkt für die Büroordnung ist die simple Tätigkeit, den Schreibtisch am Ende des Arbeitstages auch entsprechend aufzuräumen. Auf diese Weise kann gewährleistet werden, dass der nächste Arbeitstag im Büro wieder in der gewohnten strukturierten Art und Weise beginnt und dass die Arbeitseffektivität am nächsten Tag nicht durch eine Aufräumaktion leidet.
Das Aufräumen des Schreibtisches am Ende des Tages kann wunderbar als tägliche Routine in den Arbeitslauf integriert werden und wird garantiert von dem Chef auch wohlwollend irgendwann zur Kenntnis genommen.
